Die Urkundensammlung des Germanischen Nationalmuseums wurde hauptsächlich in den Jahrzehnten nach der Museumsgründung, d. h. in der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts zusammengetragen. Zeitlich reicht sie vom 10. Jahrhundert bis zur Gegenwart, geographisch bis an die Grenzen des deutschen Sprachraums und vereinzelt sogar darüber hinaus.

Die Sammlung nährte sich aus den unterschiedlichsten Quellen. Anfangs spielte der Auktionshandel, über den sich beispielsweise das regionale Blattgoldschläger-Handwerk mit Verbrauchsmaterial eindeckte, eine große Rolle. Indem das Archiv - oft unbesehen - zum Aufruf kommende Chargen Pergament und Altpapier in Form von Urkunden oder Akten ersteigerte, rettete es diese vor dem Verlust. Erst mit dem Ausbau des Archivwesens und der Einkehr geordneter Verhältnisse im Bereich der amtlichen Überlieferungsbildung wurden solche Aktionen überflüssig. Auch aus dem antiquarischen Handel, durch Ankauf von Privatpersonen sowie durch Schenkungen und vereinzelte Leihgaben gelangten Urkunden ins Haus. Bis Anfang des 20. Jahrhunderts sollen etwa 10.000 Urkunden zusammengetragen worden sein, bis zum Zweiten Weltkrieg wuchs der Bestand deutlich langsamer auf ca. 12.000 Stücke an. Seit dem späten 19. Jahrhundert erwarb man Urkunden in der Regel nur noch selektiv nach ihrem Inhalt und Äußeren, besonders Stücke mit künstlerischen Gestaltungselementen.

Die Urkundensammlung ist unabhängig von den Provenienzen der Einzelstücke chronologisch geordnet. Sie wurde seit ihren Anfängen durch eine Regestenkartei und verschiedene Hilfskarteien (Namen, Orte, Regionen) erschlossen. Die Sammlung ist in geographischer und inhaltlicher Hinsicht von einer großen Vielfalt geprägt.

In den 1960er Jahren modizierte das Germanische Nationalmuseum das Sammlungsprofil des Archivs. Das 1964 als Unterabteilung gegründete Archiv für Bildende Kunst (2007/08 als Deutsches Kunstarchiv zu einer eigenen Abteilung aufgewertet) sollte einen neuen Sammlungsschwerpunkt eröffnen, nämlich Nachlässe von Künstlern und Kunstwissenschaftlern, nach der ursprünglichen Konzeption sollten dem ABK auch solche Teile des bisherigen Archivs zugeschlagen werden, die sich inhaltlich auf die Geschichte der Künste und des Kunsthandwerks bezogen. Dagegen schwand im Haus das Interesse an den Archivbeständen, die man zuvor ein Jahrhundert lang gesammelt hatte, und man versuchte gar, sich ihrer unter dem Etikett einer "Flurbereinigung" zu entledigen. So wurden in der Zeit zwischen den 1960er und den frühen 2000er Jahren Archivalien - insbesondere Urkunden - in großen Mengen an andere öffentliche Archive verkauft. Die Unterlagen sollten so in diejenigen Archive überführt werden, die für sie zuständig gewesen wären, wenn ihre Archivierung erst zu diesem Zeitpunkt stattgefunden hätte. Von der Aktion ausgenommen waren vor allem Pergamenturkunden aus der Zeit vor 1350, Papierurkunden bis zum Ende des 14. Jahrhunderts sowie solche Urkunden, die schön gestaltet waren oder als kulturhistorisch relevant eingeschätzt wurden. Die Urkundensammlung des Germanischen Nationalmuseums hat bei diesem Vorgang viel von ihrer Substanz eingebüßt, vor allem was die Zeit ab dem 15. Jahrhundert betrifft.

Die früher praktizierte Teilung der Sammlung in zwei getrennte Bestände der Pergament- und Papierurkunden wurde mittlerweile aufgegeben. Selbstverständlich ist die Sammlung der Originalurkunden nicht der einzige Archivbestand im Germanischen Nationalmuseum, in dem man Urkunden vorfindet. Solche sind daneben v. a. auch in den Provenienzbeständen zahlreich vorhanden.

Als Folge der ursprünglichen Konzeption des Germanischen Nationalmuseums, das als eine Art kulturgeschichtliches Dokumentationszentrum gedacht war und deshalb anfangs auch Kopien aller Art sammelte, existiert noch eine kleine Sammlung von Urkundenabschriften, in der alles Platz fand, was sich unter diesem Begriff subsumieren ließ - von gleichzeitiger Kopialüberlieferung über spätere Kopien, Durchpausen oder Exzerpte bis hin zu modernen Fotoabzügen. Diese Urkundenkopien, deren Vorlagen - soweit sie noch existieren - meist in anderen Archiven liegen, bilden bis heute einen eigenen Bestand neben der Sammlung der Originalurkunden.

Zur Urkundensammlung vgl. Ludwig Veit (1978, siehe Literaturangabe unten), besonders S. 523-527 und S. 539-541.