Die Sammlung Urkundenabschriften entstand aus der ursprünglichen Konzeption des Germanischen Nationalmuseums als einem kulturgeschichtlichen Dokumentationszentrum, d.h. einer Art über den eigenen Bestand hinausgehenden Datenbank. Entsprechend wurden auch Kopien aller Art gesammelt, von gleichzeitiger Kopialüberlieferung über spätere Kopien, Durchpausen oder Exzerpte bis hin zu modernen Fotoabzügen. Diese Urkundenkopien, deren Vorlagen - soweit sie noch existieren - meist in anderen Archiven liegen, bilden bis heute einen eigenen Bestand der Urkundenabschriften neben der Sammlung der Originalurkunden (vgl. Sammlungsbestand Urkunden (SB-URO).

Wie schon die Sammlung der Originalurkunden wurde auch die Sammlung Urkundenabschriften hauptsächlich in den Jahrzehnten nach der Museumsgründung, d. h. in der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts zusammengetragen. Zeitlich reicht sie vom 8. Jahrhundert bis zur Gegenwart, geographisch bis an die Grenzen des deutschen Sprachraums und vereinzelt sogar darüber hinaus.

Die Sammlung ist unabhängig von den Provenienzen der Einzelstücke chronologisch geordnet.